Automatisierter E-Mail-to-Fax Versand

Versicherungsunternehmen in der D-A-CH-Region

Ausgangssituation

In der täglichen Kommunikation ersetzen SMS und E-Mail häufig den Telefonanruf oder das Telefax. Dennoch gibt es Fälle, in denen ein Fax aufgrund der gesetzlichen Bewertung als rechtsverbindliches Dokument unerlässlich ist. Für ein großes Versicherungsunternehmen ist der manuelle Versand von Faxen mit sehr hohem Aufwand verbunden.

Anforderung

Tritt ein Schadensfall (z.B. Autopanne oder Auslandskrankenfall) ein, meldet der Versicherte sich umgehend bei seiner Versicherung. Eine Eingangsbestätigung sowie weitere Informationen soll der Versicherte per SMS erhalten. Die Kostenübernahmebestätigung der Versicherung an nachgelagerte Dienstleister (wie z.B. Abschleppunternehmen oder Krankenhäuser) muss allerdings aus Gründen der Rechtsverbindlichkeit per Telefax versendet werden. Der Versand von SMS und Fax soll automatisiert und ohne zusätzliche Infrastruktur erfolgen.

dtms Lösung

Zusammen mit dem Versicherungsunternehmen hat dtmseine Versandlösung realisiert, bei der keinerlei Anpassungenan bestehenden Systemen (CRM, Agenten-Desktop usw.) vorgenommen werden mussten. Ein von dtms bereitgestellter Server konvertiert E-Mail-Nachrichten automatisch in SMS- bzw. Fax-Nachrichten.

Das vorhandene Mail-System kann nun also auch problemlosfür den Versand von Kurznachrichten und Faxen genutzt werden. Die Bestätigungs-SMS an den Versicherten wird als reguläre Mail-Nachricht vom Mitarbeiter der Versicherung verfasst. Im Hintergrund wird diese an den Server übermittelt, welcher sie in eine SMS umwandelt und versendet. Die erfolgte Zustellung der SMS wird dem Mitarbeiter ebenfalls per E-Mail zurückgemeldet.

In ähnlicher Weise wird das Kostenübernahme-Fax generiert. Der E-Mail-Text wird in den dynamischen Teil eines Fax-Templates übertragen und versendet. Die erfolgreiche Zustellung des Telefaxes wird dem Versicherungsmitarbeiter ebenfalls per E-Mail zurückgemeldet.

Durch den Versand von Fax- und SMS-Nachrichten über das hausinterne Mail-Programm entfällt der zusätzliche manuelle Aufwand vollständig und entlastet so die Service-Mitarbeiter der Versicherung.

Case Study

Unsere Case Studies zeigen Ihnen, wie die Solutions der dtms von unseren Kunden erfolgreich einsetzt werden.

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